Compte rendu de l’Assemblée Générale 2022 à Pont-de-Salars

vendredi 11 novembre 2022
par  Frédéric PERIER

Notre Assemblée Générale s’est tenue le samedi 10 septembre au matin à la salle des fêtes de Pont-de-Salars.

Voici le compte rendu de cette assemblée.

Introduction par le président :

Mesdames et messieurs, chers amis généalogistes, c’est avec un grand plaisir que je vous accueille à Pont-de-Salars pour notre 36ème assemblée générale.

Je tiens tout d’abord à remercier Daniel JULIEN, maire de Pont-de-Salars, ainsi que son conseil municipal pour leur accueil et l’aide qu’ils nous ont apportée pour l’organisation de ces journées. Un merci tout particulier à Dorian LAPORTE en charge des animations à Pont-de-Salars qui a été d’une efficacité redoutable.

Monsieur le maire nous rejoindra demain matin et nous accueillera pour la journée du dimanche.

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Avant de démarrer notre assemblée générale, je souhaite vous apporter quelques informations pratiques pour le bon déroulement de nos deux journées.

Pour ceux d’entre vous qui ont réservé des repas, vous trouverez les tickets correspondants dans vos pochettes. Les repas de ce midi et de dimanche midi seront pris juste en face au restaurant Les Voyageurs.
Le repas de ce samedi soir sera pris à 19h30 au restaurant l’Agapanthe situé un peu plus haut dans la rue principale de Pont-de-Salars.

Vous trouverez également dans vos pochettes le bilan financier de l’association.
Pour ceux qui ne se sont pas inscrits ou qui n’ont pas encore retiré leur pochette, merci de vous rapprocher de l’accueil auprès de Magali, Joel et Patrick.

S’agissant des visites organisées, vous pouvez vous inscrire sur le panneau prévu à cet effet à l’entrée de la salle.

D’un point de vue technique, vous avez vu que, cette année, les mesures sanitaires ont été allégées.
Nous vous demandons néanmoins de conserver les bons réflexes de nettoyage des mains (savon et gel hydroalcoolique sont à votre disposition).

Cet après-midi le départ des visites se fera au plus tard à 14h30 devant cette salle.

Pour ceux qui le souhaitent, vous pourrez consulter nos bases informatiques grâce à nos administrateurs présents ainsi que sur des postes en libre accès.

Cette année, nous innovons en vous proposant des ateliers Brozer, Expoactes et Hérédis ainsi qu’une table paléographie.

Enfin, n’hésitez pas à parcourir l’exposition que nous avons réalisée pour ces journées. Elle vous donnera certainement l’envie d’acquérir notre nouvel ouvrage Pont-de-Salars, des femmes, des hommes et leurs racines réalisé par un groupe de bénévoles (administrateurs ou adhérents du cercle ainsi que quelques locaux).

Demain matin, plusieurs conférenciers nous parleront de Pont-de-Salars au travers de différentes thématiques. Jeanne MALLET, nouvelle directrice des archives départementales de l’Aveyron et son adjointe Sabrina CATUSSE nous feront un retour sur les actualités des archives.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, un grand merci à toute l’équipe qui s’est mobilisée pour l’organisation de ces journées qui, j’en suis sûr, sauront vous séduire.

L’année dernière, un questionnaire avait été glissé dans vos pochettes pour savoir ce que vous pensiez de ces journées, ce que vous en attendiez afin d’en améliorer toujours la qualité au fil des ans. Nous avons pris en compte les réponses à ce questionnaire pour l’organisation des journées de cette année.
Enfin, comme chaque année, je fais appel au bénévolat. Si vous souhaitez participer aux différentes activités de l’association pour donner un coup de main, faites nous le savoir ! Nous ne sommes pas en manque d’idées et de travail à faire.

Ouverture de l’AG statutaire

Il nous faut maintenant démarrer notre assemblée. Je déclare donc ouverte notre 36ème assemblée générale.

Avant de vous présenter le rapport d’activité, je souhaitais remercier une nouvelle fois individuellement ceux qui œuvrent tout au long de l’année, dans la lumière ou dans l’ombre et dont l’action n’est pas toujours connue et reconnue.
Il s’agit bien sûr de l’ensemble des administrateurs que je vous demande d’applaudir.

Je n’oublie pas d’associer à l’action des administrateurs, celle des décrypteurs qui, patiemment, tout au long de l’année, continuent, par leur travail, d’enrichir nos bases de données pour le bénéfice de tous. Cette année encore, de nouveaux adhérents ont décidé de franchir le pas et de faire du relevé systématique contribuant ainsi au travail collectif.

Je tiens aussi à saluer l’action de ceux qui numérisent des archives. Depuis quelques années que nous utilisons Brozer, ils sont de plus en plus nombreux à numériser les archives aux AD, aux archives diocésaines, dans les communes, …Et cela pour le bénéfice de tous.

Je souhaite aussi remercier pour son travail notre secrétaire Magali. Magali, merci de me rejoindre. Magali accueille les adhérents au local le mardi après-midi, le jeudi toute la journée et le vendredi toute la journée. Le mardi matin et le mercredi matin, elle travaille hors la présence des adhérents pour assurer notamment les réponses aux sollicitations par mail et entretenir le local. Cette année, Magali a continué à se former à nos différentes activités. Elle a fait du travail de relevé sur les périodes fin 19ème début 20ème pour compléter nos bases de données et continuer cette phase d’apprentissage de la lecture des actes que nous avons tous connue au début de nos recherches généalogiques. Nous lui avons aussi confié quelques travaux de numérisation de documents qui seront poursuivis dans les mois qui viennent.

Rapport moral et d’activité

Au cours de l’année écoulée, le conseil d’administration s’est réuni 4 fois. Le 26 juin et le 2 octobre 2021, le 26 mars et le 11 juin 2022. L’actualité sanitaire nous a conduits encore une fois à adapter nos formats de réunion avec notamment le recours à la visioconférence pour tout ou partie des membres du conseil d’administration. L’équipe a donc continué à travailler en échangeant par mail, par téléphone et en visioconférence.

Parmi les décisions prises cette année, nous retiendrons :

  • La modification du contingent horaire de notre secrétaire
  • - L’organisation de la présente AG à Pont-de-Salars
  • - Le démarrage de la préparation de l’AG 2023 à Belmont-sur-Rance pour laquelle toutes les bonnes volontés sont les bienvenues.
  • - La poursuite des ateliers paléographie animés par Mr Pelat et Mme Tuvi
  • - La mise en place d’ateliers animés notamment par Joel Julian sur les recherches, l’utilisation d’Hérédis, …
  • - La poursuite de la mise à disposition de nos archives numérisées (notaires notamment) sur Brozer téléarchives.
  • - La décision de numériser les copies d’Etat-civil et Registres paroissiaux que nous avons au cercle pour les mettre sur Brozer et faire de la place au local.
  • - L’investissement dans du nouveau matériel (matériel de numérisation Clic archives).
  • - La proposition de soumettre à l’AG la baisse de la cotisation.
    Je vais entrer un peu plus dans le détail de certains de ces projets tout à l’heure, afin que vous en ayez une pleine connaissance.

Salons et expositions :
Au cours de l’année écoulée, les salons généalogiques ont été encore peu nombreux mais ont tout de même repris. Nous avons donc eu un peu d’activité en la matière.
Cet été, nous avons tout de même participé au salon de Mende.

Les prochains salons auront lieu :

  • 2-4 septembre 2022 : Tapfheim (Bavière - Allemagne)
  • 24-25 septembre 2022 Escaudoeuvres (59) Scaldobrésia 2022
  • 1-2 octobre 2022 : Moret-sur-Loing (77) Histoires d’arbres
  • 8-9 octobre 2022 : Bruay-la-Buissière (62)
  • 15-16 octobre 2022 : Marguerittes (30) – Rencontres généalogiques et historiques du Gard
  • 15-16 octobre 2022 : Château-Thierry (01)
  • 22-23 octobre 2022 : Port-de-Bouc (13)
  • 5-6 novembre : Lunéville (54)
  • 19-20 novembre 2022 : Le Mans (72)
    A confirmer pour 2023 :
  • 1-2 avril 2023 : Vertou (44)
  • 13-14 mai 2023 : Angers (49)

Merci à tous les administrateurs qui se sont déplacés sur ces événements pour faire partager notre passion de la généalogie et recruter de nouveaux disciples malgré une affluence en baisse sur la plupart des salons.

Bases de données

Depuis 2018, notre base unique permet :

  • - De chercher indifféremment dans les actes BMS ou Notaires un même couple
  • - De mettre l’ensemble de nos bases à disposition sur Expoactes

A propos d’ExpoActes
La mise à jour d’Expoactes a été faite cet été par Patrick et Christian.
Le nombre de point (500) attribués à chacun de vous semble suffisant. Seule une poignée d’entre vous les utilise entièrement.
Nous avons corrigé cette année encore un grand nombre d’erreurs. Si d’aventures, vous rencontrez une ou des erreurs, n’hésitez pas à nous contacter pour nous le signaler.

Mise à jour des bases BMS et notaire
Les mises à jour des bases BMS et Notaire ont continué sur un rythme soutenu. Cette année, ce sont 83 143 fiches nouvelles qui entrent dans notre base, 75 361 fiches BMS et 7 782 fiches Notaires.
Vous retrouverez sur la carte les BMS et les Notaires ajoutés.
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Pour rappel, nous faisons deux mises à jour par an en février et septembre afin de mettre à votre disposition les relevés assez rapidement.

Vous savez que ce travail est le fondement de notre association !
C’est pour avoir accès à ce travail que beaucoup y adhèrent (Nous sommes 714 adhérents soit 1 de plus que l’an dernier).
C’est grâce à ce travail que nous sommes capables aujourd’hui de produire des généalogies, des expositions ou des ouvrages comme celui de cette année.
Alors je vous invite, chacun à votre niveau, à participer à cet ouvrage commun. N’hésitez pas à venir me voir, je vous trouverai du travail.
Au rythme de relevés actuel, nous devrions bientôt franchir le cap des 5 000 000 d’actes !

Brozer téléarchives

Concernant nos archives numérisées, nous avions fait le choix d’utiliser le système Brozer Téléarchives proposé par une association gardoise pour vous les mettre à disposition. Depuis l’été 2018, nous mettons régulièrement à disposition de nouveaux documents. Nous avons commencé par y mettre les registres de notaires que nous avions en photocopies au cercle. Puis la numérisation s’est poursuivie avec les dossiers suspendus que nous avions au Cercle, des archives originales confiées par certains adhérents et des bien sur des registres notamment de notaires déposés aux AD12 mais non numérisés par les archives. Je tiens à remercier tous ceux participent à ce travail de numérisation, Joel JULIAN, Claudine BRU, Hélène PRAT, Alain ALBOUY, Bernard SAUVEPLANE, Roger MARCORELLES qui ont très largement contribué à enrichir les collections déposées sur Brozer.
N’hésitez pas, de votre côté, à nous transmettre vos numérisations de registres de notaires (non numérisés par les AD ou bien non déposés aux AD), registres paroissiaux ou d’état-civil non déposés, archives privées, …Après classement, elles seront mises à disposition des adhérents sur téléarchives.

Ateliers

Plusieurs ateliers ont aussi été proposés cette année. Comme évoqué tout à l’heure, Thierry PELAT et Eliette TUVY ont animé tous les mois un atelier de paléographie dans nos locaux réunissant une dizaine de personnes.
Par ailleurs, Joel JULIAN a animé ce printemps des ateliers sur les recherches, Hérédis, …
Cette été, Patrick OZANNE a assuré une permanence les vendredi après-midi au cercle pour aider les adhérents dans leurs recherches.
Pour l’année à venir, n’hésitez pas à nous solliciter si vous êtes intéressés par la mise en place de nouveaux ateliers.

Communication

Tout ce travail conduit au long de l’année, il nous appartient de le faire connaître et de la partager.
Avec vous, adhérents, notamment au travers de notre infolettre mensuelle ou sur les réseaux sociaux.
N’hésitez pas à faire connaître l’association au plus grand nombre.

En conclusion de ce rapport moral et d’activité, vous voyez que le moral des troupes est plutôt bon et que l’activité est soutenue !
Mais toutes nos activités ne sont possibles que parce que nos finances nous le permettent.
Je vous remercie de votre attention et vais passer maintenant la parole aux trésoriers qui vont vous présenter le Bilan financier de l’année écoulée et le budget prévisionnel de l’exercice 2022/2023.

Rapport financier  : Patrick OZANNE et Joel JULIAN

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Compte prévisionnel  : Patrick OZANNE et Joel JULIAN

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Cotisation 2023/2024

La dernière modification (augmentation) date de l’année 2006/2007 sur décision de l’AG du 10 septembre 2005, cela fait donc 17 ans que la cotisation n’a pas bougé. Nos finances étant saines et les comptes de résultat des dernières années faisant apparaître un bénéfice important et récurrent, le conseil d’administration propose de baisser notre cotisation pour l’exercice 2023-2024. Le montant proposé est de 32 €. La baisse de la cotisation de 3 € à effectif d’adhérent équivalent (714) entrainera une baisse des ressources de 2142 € soit un tiers du bénéfice 2021. Malgré cette baisse, l’association devrait pouvoir continuer à fonctionner et à renouveler le matériel dont elle a besoin sans problème.

Vote des résolutions

Nous allons maintenant passer au vote des résolutions. Je vous propose de les voter à main levée.

Résolution 1 : Approbation du rapport moral et d’activité

La résolution est adoptée à l’unanimité.

Résolution 2 : Approbation du rapport financier

La résolution est adoptée à l’unanimité.

Résolution 3 : Approbation du budget prévisionnel

La résolution est adoptée à l’unanimité.

Résolutions 4 : Approbation de la baisse de cotisation à 32 € pour l’exercice 2023-2024

La résolution est adoptée à l’unanimité moins 1 contre et 1 abstention.

Résolutions 5 : Renouvellement et élection des administrateurs

Les administrateurs renouvelables et candidats pour un mandat de trois ans sont : Mmes Hélène PRAT, Elisabeth ROUVIER-PONS et Mrs Joel JULIAN, Michel MANILEVE, Thierry PELAT et Gilles ROUBY.
Je demande aux candidats de se présenter à l’assemblée.
Par ailleurs, nous avons enregistré les candidatures de Mme Colette ARRIBART, Mr Bernard SAUVEPLANE et Mr André MAZET.

5-1 Election de Hélène PRAT pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2025
La résolution est adoptée à l’unanimité.

5-2 Election de Elisabeth ROUVIER-PONS pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2025
La résolution est adoptée à l’unanimité moins 2 contre et 3 abstentions.

5-3 Election de Joel JULIAN pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2025
La résolution est adoptée à l’unanimité.

5-4 Election de Michel MANILEVE pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2025
La résolution est adoptée à l’unanimité.

5-5 Election de Thierry PELAT pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2025
La résolution est adoptée à l’unanimité.

5-6 Election de Gilles ROUBY pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2025
La résolution est adoptée à l’unanimité.

5-7 Election de Bernard SAUVEPLANE sur le mandat occupé précédemment par Guy MOULS et renouvelable cette année pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2025
La résolution est adoptée à l’unanimité.

5-8 Election de Colette ARRIBART sur le poste vacant occupé précédemment par Edmond PELISSOU et renouvelable cette année pour une durée de 2 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2024
La résolution est adoptée à l’unanimité.

5-9 Election de André MAZET sur le mandat occupé précédemment par Alain BRUSQUE et renouvelable cette année pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2025
La résolution est adoptée à l’unanimité.

Je déclare close l’assemblée générale statutaire et vous propose de passer à un échange avec vous dans la salle.

Questions et échanges avec l’assemblée

N’hésitez pas à nous faire part de vos suggestions. C’est en effet le moment de partager vos réflexions, vos critiques, vos idées. Nous mettons un point d’honneur à examiner toutes les idées ou critiques, à y réfléchir et à y répondre.

  • Déménagement du local suite à la vente d’une partie de l’immeuble par la mairie de Millau. La période de démolition de la partie arrière du bâtiment est prévu pour l’hiver 2023-2024. La mairie doit nous recontacter cet automne pour envisager la suite.
  • Rapprochement ou travail en commun avec le Cercle Généalogique du Rouergue ? Les échanges menés il y a quelques années avec le conseil d’administration du CGR sont restés sans suite. Pour l’instant, le sujet n’est pas revenu à l’ordre du jour.


Portfolio

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Commentaires

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Compte rendu de l’Assemblée Générale 2022 à Pont-de-Salars
samedi 19 novembre 2022 à 11h30 - par  TRINQUART GREGORY

Bonjour
Le compte rendu de la journée du dimanche sera-t-il diffusé, notamment l’intervention de la directrice départementale des archives de l’Aveyron ?
Cordialement

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samedi 19 novembre 2022 à 14h54 - par  Patrick OZANNE

Bonjour

En principe nous devrions recevoir prochainement, un compte rendu de l’intervention de la directrice des AD 12.

Cordialement, Patrick